Uit het (groene) Hart gegrepen: Die bloedirritante onderbrekingen op je werk maken je wel productiever.
Nieuwveen – In de serie “uit het (groene) hart gegrepen pakt onze columnist/verslaggever/presentator Theo Leliveld de pen op en laat zijn licht schijnen over zaken met zijn visie. Soms ongepolijst, maar altijd met de beste intenties ventileert hij zijn levenservaring. Wij willen dit onze lezers en volgers niet onthouden…
Die bloedirritante onderbrekingen op je werk maken je wel productiever
Sorry dat ik je even stoor maar dit kan niet wachten’, ‘Kan je me helpen bij dit project?’ of ‘Ik heb me nu toch een roddel!’. Onderbrekingen zoals deze worden dikwijls als irritant ervaren. Vooral als je net hard aan het werk bent en je echt even moet focussen.
Onderbrekingen hebben negatief imago
Gestoord worden tijdens het werk heeft dan ook grotendeels een negatief imago. Ook wetenschappelijk onderzoek richtte zich tot kort vooral op de negatieve effecten van onderbrekingen op de werkprestaties. Ze vereisen immers dat mensen afstand nemen van de taak waar ze mee bezig zijn en zich op iets anders concentreren. Vanuit dat perspectief zijn onderbrekingen een last voor werknemers.
Twee soorten onderbrekingen
Hoewel sommige onderbrekingen inderdaad een negatieve invloed hebben op je productiviteit
Het kan ook heel voordelig zijn. Dat alles afhangt van het type onderbreking. Een werk gerelateerde onderbreking is ‘een onverwachte ontmoeting die geïnitieerd word door een andere persoon. Deze persoon verstoort het werk van de ander, maar behandelt een werk gerelateerd onderwerp.Je leidinggevende komt bijvoorbeeld langs om de status van een opdracht te checken, of een collega stuurt je een appje over een project waaraan je meewerkt. Niet-werk gerelateerde onderbrekingen hebben betrekking op smalltalk, zoals het weer, sport of het aankomende weekend.
Grote verschillen
Personen die werk gerelateerde onderbrekingen ervoeren, vertoonden meer betrokkenheid en productiviteit gedurende de werkdag. De onderbrekingen fungeerden als uitdagingen die de medewerkers nieuwe energie en focus gaven.
Onderbrekingen als stressoren
Er zijn een aantal soorten stressoren die werknemers op de werkplek ervaren. Een hinderlijke stressor genoemd, omdat ze afleiden zonder dat dit een voordeel oplevert.’ Voorbeelden van dergelijke ‘stoorzenders’ zijn onder meer een kapotte printer, slechte wifi of een lampje dat boven je hoofd flikkert. Het andere type stressor wordt een uitdagings-stressor genoemd. Denk hierbij aan zaken als tijds- en werkdruk. Deze stressoren vereisen dat we onze mentale capaciteiten moeten uitbreiden om de uitdaging te overwinnen. Werk gerelateerde onderbrekingen verhogen de tijdsdruk en werkdruk, maar werken tegelijkertijd als uitdagings-stressoren. Daardoor zullen werknemers harder pushen en meer betrokken zijn bij hun werk.’
Mentale kosten
Het tegenovergestelde effect werd gevonden bij niet-werk gerelateerde onderbrekingen. Hierbij verminderde de betrokkenheid van de werknemers gedurende de dag. ‘Wanneer een onderbreking niks te maken heeft met wat een werknemer op dat moment aan het doen is, brengt dit mentale ‘overstapkosten’ met zich mee.
Werknemers moeten hun hersenen als het ware heroriënteren, weg van het werk en meer richting sociale activiteiten. Dit verschil haalt mensen uit hun workflow.
Betere samenwerking
Een ander belangrijk verschil met betrekking tot de verschillende onderbrekingen had te maken met samenwerking. Dat soorten onderbrekingen de samenwerking tussen collega’s zouden kunnen vergroten. Dit effect werd inderdaad waargenomen bij de werk gerelateerde onderbrekingen, maar niet bij de niet-werk gerelateerde onderbrekingen. Kunnen helpen je dag beter in te delen. Als je aan een project werkt waarbij je je echt moet focussen. Collega’s te vragen je niet te storen voor niet-werk gerelateerde onderwerpen. Je kan eventueel ook tijden of plekken afspreken waar je juist wel een meer persoonlijk gesprek wil aangaan.
Persoonlijke interacties blijven noodzakelijk
Hoewel er geen specifieke voordelen zijn gevonden voor niet-werk gerelateerde onderbrekingen, helpen die gesprekken wel om relaties te ontwikkelen. ‘Dat hebben we absoluut nodig. Er zijn inderdaad vele onderzoeken die het belang van vrienden op het werk en teambuilding onderstrepen. Maar beperk de mate waarin persoonlijke gesprekken de workflow van iemand anders doorbreken.